情報管理はノート１冊で、すべて良し

仕事のスケジュールなどはシステム手帳、ちょっとした思いつきはメモ帳、勉強会ノートへなど、仕事関係において専用のノートを何冊も使っている人は結構いるかと思います。後から、「あそこに書いてあったあれを参考にしよう」と、ノートを見たら見つからない。「あっ別のノートだったかな？」と、書いた記憶があるけど、書いたものが見つからないことってたまにあります。

すべてを、一冊ノートにまとめると非常に便利だってことに気がつきました。いままでは、カテゴリ別や目的別に専用のノートを作ってあることが、整理されて便利で、ごちゃごちゃしたノートは使いにくいと思いこんでいました。きっと、学校で国語と算数のノートを分ける癖がついたためかな。ルーズリーフも使っていたけど、仕事を始めてから差し替えられるメリットより、ばらけるデメリットの方が大きくなったかな。

一冊にまとめるノートのテクニック

A6ノートに、日付と、あらかじめ決めておいたタグ(分類名)を付け、書き込みたいことは何でも一冊のノートにすべて追記していきます。頂いた名刺や資料なども、同様に日付とタグを付けどんどんノートに貼り付けていきます。

後から調べるときには、いつ頃のどんなタグだったかだけがわかっていれば、ノートから見つけることができます。追記されているので時系列は順番通り並んでいます。タグは知っているけど、正確にいつだったか覚えていない場合は、だいたいの時期から探したいタグだけ注目しながらページをめくっていけば簡単に見つけることができます。

ネタ元は『情報は1冊のノートにまとめなさい 』という本です。書いてあることは「A6ノートに何でも貼り付けたり書き込んでいくとすべての情報がそこにあると安心できて、すごく便利」ということです。興味があれば本を読んでみてください。便利に使うためのテクニックなどが詳しく紹介されています。

本のエッセンス

• 安いノートなら少しぐらい字が汚くても、大きな字で書き殴ってあっても、気にならない。「書こうか迷ったら書け」が実践しやく、手軽に新しいノートに変えることができ気楽になります。
• 日付は、09年8月26日なら「090826」として、書く手間を減らしています。パソコンでの検索でも便利。
• タグというのは、情報の分類名みたいなものです。たとえば、「日記」、「打ち合わせ」、「企画」、「予定」、「資料」、「その他」「メモ」などを、こういう内容はこのタグとあらかじめ決めてあるものです。分類でき人の目で探すときにも有効です。
• パソコンでは情報の書かれたノートを探し出す使い方をします。一つのテキストファイルに、日付とタグと要約を一行で書き蓄積していきます。タグと日付などを組み合わせて、検索機能で探します。（そこまで必要かは。。。微妙）
• 保管場所が決まっていない資料などは、全部貼り付けておけばいいので、普段は捨ててしまうものでも時系列で記録として残る。
• その他、A4の貼り方や、袋の作り方、スケジュールテンプレートなど

ちょっとしたこと

本にある「ノート」の使い方はシンプルなため、応用がいろいろできます。なんとなく、使ってみて感じたことを書いてみます。

「目次として書いたこと一覧表を書く」

A6ノートの最初の数ページに、表で日付とタグと要約を一行にして、そのノートに書いてあることを一覧で書き込んでいくと、後から探すとき非常に便利です。テキストファイルに蓄積した一覧をパソコンで検索するより、早い場合が多いです。ノートに書き込んだ一覧をパソコンに打つのが早いか、ノートが終わってからパソコンで作ったものをプリントして貼り付けるのが早いか。。。。

「いつも同じ場所に日付とタグを」

日付とタグの場所と大きさをあらかじめ決めておくと、パラパラめくりで探すのが楽になります。

「改訂に対策」

情報の有効性と関連情報のタグを書き込む場所も作っておくといいかな。「そこに書いてあること、改訂されたからこっち見よ」など、古い情報と一目でわかるように。でも、新しいノートからさかのぼって探していけば大丈夫だったりして。ちゃんと機能するかは微妙。。

「使用中のタグ一覧を張る」

永久的なタグを決めるのは大変だし、使っているうちに変化したり淘汰されていきます。後から探すときのために、その時期ノートで使うと決めたタグとタグの意味を表にしてノートに貼り付けておくと便利だと思う。滅多に使わないたぐって忘れやすいから。表はExcelで作れば簡単。

「脳の外付け記憶のように」

すべての情報をここで管理するというより、普段このノートさえ持っていれば、一時記憶しなくても大丈夫という使い方が一番だと思います。とりあえず、何でもかんでも詰め込んでおいて、必要なら専用のノートや専用の記録スペースに後から書き込むっていうのが、いいかな。なにより、今まではわかりやすく丁寧に書こうとしていたため、「思いこみ」など情報を省くことがあったのですが。。。とりあえず全部書いてあるため、省いたことが後から実は重要な重要だった危険が減ります。ここが一冊ノートの最大のメリットかも。

このノートの取り方は、長期記憶には向いてないと思う。ちょっぴりシステマチックな残せるメモ帳って感じ、一時記録かな。システム手帳に書いてあることを、読み返す事がないなぁと今感じました。なんとなく、システム手帳の代わりにはなってます。

最後に。。。

あの厚いシステム手帳(550g超)とおさらばでき、鞄がかなり軽くなりました。小さなノート(90g)でよくなり、予備と併せて2冊で180g。今のところいろいろ貼り付けた一番のも重いものでも一冊200gで、平均150ｇぐらいです。

今まで5色1パックのコクヨB5大学ノートをばかり使っていて、5色ごとに目的を分けて利用していました。ちょっぴり味気ないとは感じていました。ところが、A6など小さなノートは、すごくいろいろな種類があるんです。デザインもよくノートにこだわって愛着もって利用することができます。

なにげに、Ｂｌｏｇというタグがあって、公私混同していたりもします。

薄々感じてはいたけど、一番混沌としているのが。。。このBlog。。。「何となく、自分から半径３００ｍ以内の出来事を書いてみたサイト」などいう漠然としすぎるポリシーだから、しょうがないのかなぁ。

Blog記事を分類しようかなと思ったら、量が多い。整然とさせるなら何事もはじめが肝心。って、見直したら、たぶんドンドン消してくと思う。いや、脳から吐き出すっていうのは、混沌としていた方が効果的。だから、ノートに気軽に書けるのかな。

それにしても、Blogの没案が結構ある。次からBlogで「役立つかな」と思ったことは分類しようかな。